Nesse mundo movido pela tecnologia é estranho imaginar que a indústria, setor que mais inova no planeta ainda utilize o papel para possibilitar serviços tão importantes na manutenção de sua estrutura.  

Em uma empresa com mais de 100 colaboradores já fica difícil a gestão de todos os certificados de capacitações e ASOs. Imagine só em uma empresa com mais de 500 funcionários, que precisa contar com um SESMT que atenda a todas as suas funções (que não são poucas!) e ainda verifique se o colaborador que irá executar um serviço esporádico está com sua documentação em dia. Ele precisará ir até um arquivo gigantesco, procurar os papéis e certificar-se que o serviço está sendo cumprido com capacitação. 

Complicado né? Ainda mais se formos verificar as inúmeras funções de um SESMT (conforme NR 4): 

1. Aplicar os conhecimentos de engenharia de segurança e de medicina do trabalho ao ambiente de trabalho e a todos os seus componentes, inclusive máquinas e equipamentos, de modo a reduzir até eliminar os riscos ali existentes à saúde do trabalhador; 
2. Determinar todos os meios conhecidos para a eliminação do risco e este persistir, mesmo reduzido, a utilização, pelo trabalhador, de Equipamentos de Proteção Individual – EPI; 
3. Colaborar nos projetos e na implantação de novas instalações físicas e tecnológicas da empresa; 
   
4. Responsabilizar-se tecnicamente, pela orientação quanto ao cumprimento do disposto nas NR aplicáveis às atividades executadas pela empresa e/ou seus estabelecimentos; 
   manter permanente relacionamento com a CIPA, valendo-se ao máximo de suas observações, além de apoiá-la, treiná-la e atendê-la, conforme dispõe a NR 5; 
5. Promover a realização de atividades de conscientização, educação e orientação dos trabalhadores para a prevenção de acidentes do trabalho e doenças ocupacionais, tanto através de campanhas quanto de programas de duração permanente;  
6. Esclarecer e conscientizar os empregadores sobre acidentes do trabalho e doenças ocupacionais, estimulando-os em favor da prevenção;  
7. Analisar e registrar em documento(s) específico(s) todos os acidentes ocorridos na empresa ou estabelecimento, com ou sem vítima, e todos os casos de doença ocupacional, descrevendo a história e as características do acidente e/ou da doença ocupacional, os fatores ambientais, as características do agente e as condições do(s) indivíduo(s) portador(es) de doença ocupacional ou acidentado(s);  
8. Registrar mensalmente os dados atualizados de acidentes do trabalho, doenças ocupacionais e agentes de insalubridade, preenchendo, no mínimo, os quesitos descritos nos modelos de mapas constantes nos Quadros III, IV, V e VI, devendo a empresa encaminhar um mapa contendo avaliação anual dos mesmos dados à Secretaria de Segurança e Medicina do Trabalho;  
9. Manter os registros de que tratam as alíneas “h” e “i” na sede dos Serviços Especializados em Engenharia de Segurança e em Medicina do Trabalho ou facilmente alcançáveis a partir da mesma, sendo de livre escolha da empresa o método de arquivamento e recuperação, desde que sejam asseguradas condições de acesso aos registros e entendimento de seu conteúdo, devendo ser guardados somente os mapas anuais dos dados correspondentes às alíneas “h” e “i” por um período não inferior a 5 (cinco) anos; 
10. Atendimento de emergência, quando se tornar necessário; 
11. Elaboração de planos de controle de efeitos de catástrofes, de disponibilidade de meios que visem ao combate a incêndios e ao salvamento e de imediata atenção à vítima deste ou de qualquer outro tipo de acidente estão incluídos em suas atividades“. 

Muita coisa, né? Imagine ainda precisar buscar em todo o arquivo da empresa documentos necessários para liberar uma simples PT! Parece perda de tempo, não é?